Dit beleid is opgesteld door de directie van Parts Express met als doel de  meldmogelijkheden van de medewerker die een vermoeden van een misstand bij Parts Express wilt melden,  te verbeteren en ter  bescherming van werknemers.

Artikel 1: Begripsbepalingen:

 

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• vermoeden van een misverstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen Parts Express werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie werkzaam is, maar door zijn werkzaamheden met Parts Express in aanraking is gekomen,  dat er sprake is van een misverstand voor zover:

1^e het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij Parts Express heeft opgedaan of voortvloeien of  uit kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een andere bedrijf of een andere organisatie, en

2^e het maatschappelijk belang in het geding is bij:

• Een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid
• Een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen
• Een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu
• Een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten
• Een (dreigende) schending van andere regels dan wettelijke voorschrift
• Een (dreigende) verspilling van overheidsgeld
• ( Een dreiging van ) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de bovengenoemde feiten
• vermoeden van een onregelmatigheid wordt verstaan: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
• werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht dan wel degene die anders dan uit dienstverband arbeid verricht of heeft verricht;
• externe vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als functionaris Klokkenluiders voor de organisatie te fungeren; 
• hoogste leidinggevende: de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de organisatie van de werkgever in de desbetreffende filiaal of vestiging. Dit kan een Netwerkmanager of een vestigingsmanager zijn;
• bestuur: directie
• contactpersoon; degene die door de hoogste leidinggevende na ontvangst van de melding, in overleg met de melder, is aangewezen, als contactpersoon met het oog op het tegengaan van benadeling en pesten.
• Onderzoekers: degenen aan wie de hoogste leidinggevende het onderzoek naar de misstand opdraagt. Deze personen zijn per geval te bepalen.
• externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;

2. In deze regeling dient de hij-vorm mede als de zij-vorm te worden gelezen.

 

Artikel 2: Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer

 

Een werknemer kan de externe vertrouwenspersoon raadplegen over een vermoeden van een misstand. De externe vertrouwenspersoon is aangesteld door de directie van Parts Express als functionaris klokkenluiders. Hij heeft uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht en kan door de werknemer in vertrouwen worden geraadpleegd over een vermoeden van misverstand. De werknemer kan ook de afdeling advies van het Huis van Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

 

Artikel 3: Interne melding door een werknemer van de werkgever

De werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen Parts Express  melden aan de externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de hoogste leidinggevende van de vestiging waar de melding over gaat.

In overleg met de externe vertrouwenspersoon kan er gekozen worden zijn naam als melder bekend te maken bij de hoogste leidinggevende. Maar de werknemer kan er ook voor kiezen de melding via de externe vertrouwenspersoon te doen, zodat enkel de vertrouwenspersoon weet wie de melder is.

 

Artikel 4: Interne melding door een werknemer van een andere organisatie

Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met Parts Express       in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van Parts Express kan daarvan eveneens melding maken bij de externe vertrouwenspersoon. Deze stuurt de melding, in overleg met de medewerker van de andere organisatie, door naar de hoogste leidinggevende van de desbetreffende vestiging.

In overleg met de externe vertrouwenspersoon kan er gekozen worden zijn naam als melder bekend te maken bij de hoogste leidinggevende. Maar de werknemer van een andere organisatie kan er ook voor kiezen de melding via de externe vertrouwenspersoon te doen, zodat enkel de vertrouwenspersoon weet wie de melder is.

 

Artikel 5: Bescherming van de melder tegen benadeling en pesten

Parts Express zal de melder niet benadelen of pesten in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Onder benadeling wordt verstaan het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek, het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijke dienstverband of het treffen van een disciplinaire maatregel.

 

Artikel 6: Het tegengaan van benadeling en pesten van de melder

De externe vertrouwenspersoon bespreekt onverwijld, samen met de melder, welke risico’s op benadeling en pesten aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling en pesten.

De hoogste  leidinggevende van de vestiging draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

 

Artikel 7: Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling en pesten

Parts Express zal de externe vertrouwenspersoon en de contactpersonen niet benadelen of pesten vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.

Parts Express zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen of pesten in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.

Parts Express zal een werknemer niet benadelen of pesten in verband met het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn.

 

Artikel 8: Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

Parts Express draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de afhandeling van deze melding betrokken zijn.

Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.

Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de externe vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, worden alle correspondentie over de melding verstuurd aan de externe vertrouwenspersoon en stuurt deze dit onverwijld door aan de melder.

 

Artikel 9: Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling via de externe vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt de externe vertrouwenspersoon, samen met en in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

De externe vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de hoogste leidinggevende binnen de vestiging. Hij zal de directie hierover verwittigen. De directie zal dan indien gewenst een opdracht tot onderzoek geven.

Indien degene bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste

 

leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, wordt de melding onverwijld doorgezonden aan de directie van Parts Express. In dat geval dient in deze regeling voor de “hoogste leidinggevende” verder “directie” te worden gelezen.

 

Artikel 10: Behandeling van de interne melding door de werkgever

De hoogste leidinggevende stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een

misstand of onregelmatigheid.

Indien de hoogste leidinggevende besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar –in beginsel- binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de hoogste leidinggevende van oordeel is dat het           

vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het  gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.

De hoogste leidinggevende beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien Parts Express een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de hoogste leidinggevende de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

De hoogste leidinggevende informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De hoogste leidinggevende stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

De hoogste leidinggevende informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

 

Artikel 11: De uitvoering van het onderzoek

De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor en schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.

De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder en de hoogst leidinggevende in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen zowel de melder als de hoogst leidinggevende hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Per geval zal aangegeven worden wat de lengte van het onderzoek zal zijn. De melder zal hierover ook geïnformeerd worden.

 

Artikel 12: Standpunt van werkgever

De hoogste leidinggevende informeert de melder binnen 2 weken na het opleveren van het

onderzoeksrapport schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.

Na afronding van het onderzoek beoordeelt de hoogste leidinggevende of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het

 

onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

 

Artikel 13: Externe melding

Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien:

• de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 12 en van voordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
• de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn bedoeld in artikel 12.

De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eest doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

• acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
• een redelijk vermoeden dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is;
• een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;

De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

  

Artikel 14: Publicatie, rapportage en evaluatie

De directie draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de werkgever.

De directie maakt jaarlijks een rapport met daarin een overzicht van het aantal en soort meldingen dat in het kader van deze regeling gedaan en onderzocht is en de consequenties die dit mogelijk heeft voor het beleid van Parts Express.

De directie stuurt de hierboven genoemde rapportage ter bespreking aan de PVT, waarna dit in een overlegvergadering met PVT leden wordt besproken.

 

Artikel 15: Inwerkingtreding regeling

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2017. Deze regeling wordt aangehaald als de

regeling voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij Parts Express of Klokkenluidersregeling Parts Express

 

Artikel 16:  Externe vertrouwenspersoon

Parts Express heeft een externe vertrouwenspersoon ingeschakeld als functionaris

Klokkenluiders. Dit is Marian van den Berg van Work Solution. De interne vertrouwenspersoon kan een medewerker doorverwijzen naar de externe vertrouwenspersoon. Maar de medewerkers kunnen zelf ook rechtstreeks contact opnemen met haar.

Medewerkers die liever met een  vertrouwensman spreken kunnen direct contact opnemen met de extern vertrouwenspersoon. Hij zal je in contact brengen met een vertrouwensvrouw.

Marian van den Berg  is bereikbaar  via marian.van.den.berg@worksolutions.nl of op              06-10729652 . De externe vertrouwenspersoon houdt zich aan de geheimhoudingsplicht. Desgevraagd zal wel informatie verstrekt worden aan opsporingsambtenaren, het openbaar ministerie of de rechterlijke macht.

De vertrouwenspersoon kan de geheimhoudingsplicht in sommige uitzonderlijke situaties doorbreken: bijvoorbeeld als de organisatie gevaar loopt door niets te doen, wanneer de medewerker door niets te doen zelf een groot risico loopt op gezondheidsschade, wanneer er sprake is van een wettelijk meldplicht of wanneer de vertrouwenspersoon door op verzoek van de medewerker niet te handelen in gewetensnood komt.

 

Artikel 17: Contactgegevens afdeling advies van het Huis van Klokkenluiders

Algemeen nummer: 088 – 3713033.

Voor vragen over het melden van misstanden: 088 − 371 30 31.

Het Huis voor klokkenluiders is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 9.00 uur tot  17:00 uur. Buiten deze tijden kunt u een bericht achterlaten op ons antwoordapparaat of een e-mail sturen. Geef daarbij a.u.b. ook aan op welk moment en op welk  telefoonnummer u teruggebeld wilt worden.

Wij adviseren u om alleen contact op te nemen via een privételefoon, privécomputer en      privémailadres. Stuur ons geen gegevens die vallen onder uw beroeps- of ambtsgeheim (zoals patiëntgegevens).

Voor advies over het melden van misstanden: advies@huisvoorklokkenluiders.nl.

 

Artikel 18: Preventie

Parts Express zal verder al het mogelijke doen om de melder van de misstanden of onregelmatigheden te bescherming. Hierbij valt o.a. te denken  voorlichting en aansturing van de werkomgeving en de inrichting van de werkplek als ook de  cultuur die op het werk  kan heersen.